Instrumento de Evaluación Desarrollo Institucional para ONS
La 23ª Conferencia Scout Interamericana, realizada en Quito, Ecuador, en noviembre de 2007, acordó aplicar el sistema de Indicadores de Desarrollo aprobados por la 5ª Reunión de la Red de Desarrollo Institucional, instando a las asociaciones de la Región para que apliquen estos estándares comunes en sus procesos normales de evaluación y planificación institucional, en busca de la excelencia.
Corresponsales y participantes en la 5ª Reunión de la Red de Desarrollo Institucional, realizada en Quito, Ecuador, en noviembre de 2007, en representación de las Asociaciones Scouts de Antillas Holandesas, Argentina, Aruba, Bahamas, Bolivia, Brasil, Canadá, Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Honduras, México, Perú, Trinidad y Tobago y Venezuela.”
Editor: Luego de 3 años que no se ha socializado en forma completa los resultados nacionales, me surgió la duda de conocer la salud de nuestra linda institución, y ejecutando lo mismo que se hizo para el 2007, simulé algunos datos, lo cual me llevó a las conclusiones que podrán observar al final. Les recomiendo que realicen el mismo ejercicio y se darán cuenta.
PROGRAMA DE JÓVENES:
1. La Asociación tiene un proyecto educativo que expresa los valores que promueve el Movimiento Scout.
Si lo tiene sería importante socializarlo para conocerlo.
2. La Asociación tiene disponible en forma permanente el material educativo de Programa de Jóvenes publicado por la Región Interamericana.
En la Tienda Scout si lo he visto y el año anterior vi que se distribuía gratuitamente de acuerdo a los inscritos.
3. El 90% de las Manadas aplica la propuesta de Programa de Jóvenes de la Región Interamericana.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
4. El 90% de las Unidades Scout aplica la propuesta de Programa de Jóvenes de la Región Interamericana.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
5. El 90% de las Comunidades Caminantes aplica la propuesta de Programa de Jóvenes de la Región Interamericana.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
6. El 90% de las Comunidades Rover aplica la propuesta de Programa de Jóvenes de la Región Interamericana.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
7. La Asociación elabora material educativo complementario, atendiendo a las necesidades de aplicación del Programa de Jóvenes.
No. Y tampoco hay evidencia en caso de que así sea.
8. El proceso de elaboración de material educativo complementario es participativo, abierto a los dirigentes de todas las Ramas y a los distintos niveles de la estructura de la Asociación.
No. Y tampoco hay evidencia en caso de que así sea.
9. La Asociación participa activamente y ha nombrado un corresponsal en la Red de Programa de Jóvenes de la Región Interamericana.
Se desconoce. De hecho los Foros deben ser replanteados para evitar intereses políticos. No todos participan activamente. Desconocemos quién es el corresponsal en la Red en caso de existir.
PARTICIPACIÓN JUVENIL:
10. La Asociación ha conformado una Red Nacional de Jóvenes la que mantiene un funcionamiento estable y continuo.
SI, pero considero que debe tener una reestructuración. Incorporar al nuevo distrito.
11. La Red Nacional de Jóvenes está conformada con la representación de a lo menos el 90% de las estructuras territoriales de la Asociación.
No. No contamos con datos, pero al no participar uno de los Distritos, esta cantidad superaría el 90%.
12. Las autoridades de la Red Nacional de Jóvenes son electas en forma democrática por sus propios integrantes.
Lo desconocemos.
13. En el presupuesto de la Asociación se han considerado recursos económicos para el funcionamiento de la Red Nacional de Jóvenes.
Lo desconocemos.
14. En la Asamblea Nacional de la Asociación, a lo menos el 30% de los delegados con derecho a voto son menores de 30 años.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
15. En el Directorio o Consejo Nacional de la Asociación, a lo menos el 25% de sus miembros con derecho a voto son menores de 30 años.
No.
16. En el Equipo Nacional de la Asociación a lo menos el 30% de sus miembros son menores de 30 años.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
17. Las delegaciones internacionales de la Asociación para las conferencias regionales y mundiales están compuestas a lo menos por un 25% de miembros menores de 30 años.
No. Ni siquiera se comparte la información de dichos eventos.
18. La Asociación participa activamente y ha nombrado un corresponsal en la Red de Jóvenes de la Región Interamericana.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
RECURSOS HUMANOS:
19. La Asociación participa activamente y ha nombrado un corresponsal en la Red de Recursos Humanos de la Región Interamericana.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
CAPTACIÓN
20. El 66% de los Grupos Scouts del país mantiene una proporción de 1 dirigente por cada 6 jóvenes o niños.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
21. El 90% de los Grupos Scouts del país aplica un proceso de captación de adultos de acuerdo a la Política Regional de Recursos Humanos.
No. Y tampoco hay evidencia en caso de que así sea.
22. El 95% de los cargos institucionales de la Asociación se cubren aplicando el proceso de captación de adultos de acuerdo a la Política Regional de Recursos Humanos.
No. Y tampoco hay evidencia en caso de que así sea.
23. La Asociación tiene permanentemente a disposición de los Grupos Scouts material para captación de adultos.
No. Y tampoco hay evidencia en caso de que así sea.
24. La Asociación aplica una descripción de cargos, perfiles y funciones en todos los niveles de su estructura.
No. Y tampoco hay evidencia en caso de que así sea.
FORMACIÓN
25. La Asociación dispone de un sistema de formación estable y de carácter nacional.
No. Al momento todavía no hay ni siquiera evidencia en caso de que así sea.
26. El sistema de formación aplicado en la Asociación está basado en el modelo promovido por la Región Interamericana.
No. Al momento todavía no hay ni siquiera evidencia en caso de que así sea.
27. El 90% de los dirigentes de la Asociación está activo en el sistema de formación.
No. Al momento todavía no hay ni siquiera evidencia en caso de que así sea.
28. El 50% de los dirigentes de la Asociación ha alcanzado su nivel de calificación formal (Insignia de Madera).
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
29. El 90% de los dirigentes de la Asociación alcanza su calificación formal en el proceso de formación en un máximo de 18 meses.
No, y tampoco se ha ejecutado el reinicio de dichos procesos hace más de 9 meses.
SEGUIMIENTO
30. El 70% de los adultos de la Asociación es evaluado en su desempeño al menos una vez al año.
No
31. El 90% de los adultos que se están formando cuenta con el apoyo de un Asesor Personal de Formación.
Al momento ya no.
32. La Asociación mantiene y aplica un programa diversificado de incentivos para los adultos.
No
33. La Asociación tiene disponible y aplica en todos sus niveles instrumentos de seguimiento y apoyo en la tarea.
No
DESARROLLO INSTITUCIONAL:
OPERACIONES
34. La Asociación participa activamente y ha nombrado un corresponsal en la Red de Desarrollo Institucional de la Región Interamericana.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
35. Las normas internas de la Asociación están basadas en la política de Desarrollo Institucional de la Región Interamericana.
No. Ni siquiera se ha utilizado este instrumento de evaluación propio de la Región.
36. Las normas internas de la Asociación son conocidas y respetadas por todos y se actualizan oportunamente.
Hay muchas normas internas que no son conocidas. Se desconoce el nivel de respeto. No se evidencian actualizaciones.
37. La Asociación mantiene un sistema de registro de sus miembros que contribuye al sistema de evaluación y planificación institucional.
Desconocemos si el actual sistema de registro contribuye al sistema de evaluación y planificación institucional. Se podría evidenciar con datos numéricos.
38. La membresía de la Asociación crece a lo menos en un 5% cada año.
No. Mas bien ha disminuido. Desconocemos el porcentaje actual de reducción en relación al 2007: 3600 miembros con un equipo total de voluntarios y un presupuesto operativo de menos de $ 800 en 2 años y un rendimiento de cerca de $ 72.000.
39. El 90% de los miembros de la Asociación está debidamente inscrito.
No.
40. Los jóvenes permanecen activos en el Movimiento Scout a lo menos 4 años.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
41. El 100% de los eventos o actividades organizadas por el nivel nacional o territorial de la Asociación son evaluadas, obteniendo al menos un 80% de efectividad en el resultado de dicha evaluación.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
42. La Asociación realiza su Asamblea Nacional una vez al año y en ella están representados a lo menos el 80% de los niveles territoriales o locales, según corresponda.
No.
43. El 80% de los Grupos Scouts de la Asociación elabora y aplica un sistema de evaluación y planificación institucional.
No.
44. La Asociación elabora y aplica un sistema de evaluación y planificación institucional en el que participan todos los niveles de su estructura.
No.
45. A lo menos el 70% de las niñas, niños y jóvenes inscritos en la Asociación son mayores de 11 años.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
46. La Asociación participa en el 100% de los encuentros internacionales de nivel regional y mundial.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
VÍNCULOS DE COOPERACIÓN:
47. La Asociación mantiene alianzas estratégicas con a lo menos 3 organizaciones afines no scouts que apoyan el cumplimiento de su misión.
Si.
48. La Asociación desarrolla proyectos educativos para jóvenes no scouts, atendiendo en éstos a una población superior al 10% de su membresía y en los que participan en su ejecución jóvenes scouts.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
49. A lo menos el 50% del presupuesto de la Asociación es financiado por autogestión.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
50. El 80% de los Grupos Scouts aplica un plan financiero que incluye elaboración, ejecución y control de presupuesto.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
51. La información financiera y contable del nivel nacional se encuentra disponible para los organismos correspondientes en un plazo máximo de 15 días siguientes al término de cada mes.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
52. La Asociación presenta a su Asamblea Nacional al menos una vez al año estados financieros auditados por organismos externos.
Si
COMUNICACIONES
53. La Asociación mantiene sistemas de comunicación actualizados para asegurar la entrega de información a todos los niveles de su estructura.
No
54. A lo menos el 80% de los Grupos Scouts conoce la información oportuna y eficientemente.
No
55. La Asociación logra cobertura de los medios de comunicación para cada uno de los eventos y proyectos de impacto social que realiza.
No siempre. A veces.
56. A lo menos el 20% de los jóvenes del país reconocen en el Movimiento Scout a una organización desafiante y los padres a una organización educativa.
No lo sabemos. No hay datos ni información compartida.
Conclusión Editorial:
Hay mucha información que como miembros desconocemos. Obviamente eso es preocupante por cuanto entonces notamos que no existe un eficiente sistema de comunicación, y que lo poco comunicado se queda en las Asambleas Nacionales con los representantes asistentes.
Eso implica entonces que no existe un sistema de planificación coordinado y socializado con las bases. De hecho la evaluación tampoco es realizada y quizá los organismos correspondientes que lo realizan pierden de vista temas de amplia importancia al momento de “evaluar”. Quizá no se cumple el concepto esperado de “exigencia de resultados” ya que no existe evidencia de lo mencionado en los indicadores expuestos, despreocupando los 3 cuadrantes restantes de toda evaluación organizacional. Tomar decisiones y acciones inmediatas sería lo mejor para empezar a sincerar la inversión.
Hay otros temas que en cambio se los conoce muy bien y que deberían ser conocidos por las bases y distritos, sin embargo al no existir no se detecta resultados.
Creo oportuno que no sólo una comisión se encargue de evaluar. Sigo insistiendo en lo adecuado que podría ser una “veeduría u observatorio de procesos” conformado con miembros de toda la institución a nivel nacional para ejecutar y asegurar un adecuado retorno de la inversión que posiblemente no nos brinda los resultados esperados en ya casi 3 años de oportunidad, sobre todo en el tema educativo, místico, aprendizaje, y acción, y quizá solamente en el presupuestario, lo cual no es suficiente.
Si me dieran a escoger los niveles finales de evaluación, escogería dos, considerando la nula información existente para la evaluación:
“La institución se encuentra estancada en su desarrollo institucional. Es necesario buscar ayuda y establecer acciones que permitan avanzar lo más rápido posible al siguiente nivel de desarrollo.
Se encuentra en un estado complejo, con mínimo desarrollo. Es urgente buscar ayuda, establecer estrategias de superación y mejoramiento y planificar acciones a corto plazo.”
Este análisis como dice cada respuesta, no ha contado con la suficiente información y/o evidencia para justificar un “SI” en la gran mayoría de preguntas. Sin embargo, y conociendo el concepto de servicio (compuesto por la percepción y lo recibido realmente), determino en forma de encuesta mi nivel de percepción de los posibles servicios que existieran o que deberían existir.
Esta herramienta la simulamos con los demás miembros a nivel Interamericano en la Red de Desarrollo Institucional realizada en Quito, Ecuador en el 2007, por lo tanto conozco su forma de aplicación dadas las recomendaciones que realizamos en dicha reunión dentro del marco de la XXIII Conferencia Scout Interamericana.
Me pregunto, ¿a la interna se tendrá idea de los resultados que se van a presentar en Panamá?
Comentarios
Grave la situacion !!
Saludos Carlos.
Que posibilidad existe que me ayudes con el documento original me supongo debe venir con el logo de la regional etc.
Deseo analizarlo con alguna gente que nos preparamos para gestion.
Fabian.
Analízalo y me platicas si tienes alguna duda. El documento contiene la metodología y adicionalmente los parámetros numéricos de medición.
Saludos,
Carlos